SISMETRO | Despesas
- Configuração de Tipos de Lançamento de Despesas
- Configuração de Formas de Pagamento
- Cadastro de Viagem para Lançamento de Despesas
- Lançamento de Itens de Despesas em Viagem na Aplicação WEB
- Lançamento de Itens de Despesas em Viagem no Aplicativo UPSIM
- Aplicação de Rateio de Custos de Viagem
- Relatório de Despesas em Viagens
- Ativação do Módulo | Despesas e Viagens
Configuração de Tipos de Lançamento de Despesas
Essa funcionalidade permite os gestores realizarem a configuração de tipos de lançamentos de despesas para controle de custos dos técnicos em viagens e atendimentos.
MÓDULO
CMMS | Gestão de Manutenção.
CAMINHO PADRÃO
CADASTRANDO TIPOS DE LANÇAMENTOS
Para incluir os tipos de lançamento siga os passos abaixo:
-
Siga o caminho padrão;
- Preencha os campos obrigatórios (em negrito) ou todos que forem relevantes para classificar o tipo de despesa.
Caso necessário, consulte a tabela abaixo com a descrição dos campos essências:
Campo | Obrigatório | Tipo | Operação |
Nome |
Obrigatório |
Texto |
Preencha a descrição do tipo de lançamento. Ex: Alimentação, Deslocamento, Horas trabalhadas , KM Rodado |
Tipo |
Obrigatório |
Seleção |
Selecione 'Tipos de Lançamentos Despesas' |
Tipo de lançamento |
Obrigatório |
Seleção |
Selecione 'Genérico' para configurar lançamentos simples como custos de Alimentação, Hotel, Combustível; Selecione 'Hora' para configurar lançamentos do tipo horas trabalhadas, horas de deslocamento; Selecione 'KM' para configurar lançamentos do tipo quilômetros rodados. |
Valor |
Opcional |
Numérico |
Caso o tipo de lançamento for 'Hora' ou 'KM' preencha o valor por unidade. |
Filial |
Opcional |
Seleção |
Preencha a filial que será disponibilizado o tipo de lançamento, caso necessário utilizar em múltiplas filiais mantenha o campo em branco. |
Observações |
Opcional |
Texto |
Utilize o campo observações para incluir detalhes sobre o uso e classificação do tipo de lançamento. |
CADASTRANDO TIPO DE LANÇAMENTO DE HORA VINCULADOS A KM
O sistema permite que seja configurado lançamentos de KM rodado vinculados ao lançamento de horas para que o usuário técnico consiga registrar as duas informações a partir de um único lançamento.
Para criar o vínculo entre os tipos de lançamento 'Hora' e 'KM' siga os passos abaixo:
-
Siga o caminho padrão;
- Realize o cadastro do tipo de lançamento 'Hora';
- Após salvar o tipo de lançamento 'Hora', siga o caminho padrão para realizar o cadastro do tipo de lançamento 'KM;
- Selecione o tipo de lançamento 'KM' e marque a opção 'Lançar horas de deslocamento';
- Após marcar essa opção será apresentado o campo de seleção 'Lançamento do tipo hora';
- Selecione a opção de tipo de lançamento 'Hora' que foi previamente cadastrado;
- Após salvar esse recurso estará configurado para uso.
PROCEDIMENTO EM VÍDEO
DÚVIDAS
Dúvida | Solução | Direito |
Todos os perfis de usuários podem configurar tipos de lançamentos de despesa? | Não. Apenas perfis Administradores são autorizados a cadastrar classes e categorias na plataforma. Solicite ao ADM que atribua os seguintes direitos especiais ao usuário. | 303 e 365 |
Não visualizo o Menu Configurações. | Perfil de usuário sem direito. Apenas perfis Administradores são autorizados a visualizar o menu Configurações na plataforma. Solicite ao ADM que atribua o direito especial ao usuário. |
383 |
Como cadastrar formas de pagamento de despesas? | Clique no botão abaixo para visualizar a página seguinte! |
- |
Configuração de Formas de Pagamento
Essa funcionalidade permite a configuração formas de pagamento de despesas para controle de custos dos técnicos em lançamentos em viagens e atendimentos.
MÓDULO
CMMS | Gestão de Manutenção.
CAMINHO PADRÃO
CADASTRANDO TIPOS DE LANÇAMENTOS
Para incluir as formas de pagamento siga os passos abaixo:
-
Siga o caminho padrão;
- Preencha os campos obrigatórios (em negrito) ou todos que forem relevantes para classificar a forma de pagamento;
Caso necessário, consulte a tabela abaixo com a descrição dos campos essências:
Campo | Obrigatório | Tipo | Operação |
Nome |
Obrigatório |
Texto |
Preencha a descrição da forma de pagamento. Ex: Dinheiro, Pix, Cartão de Crédito, Cartão de Débito |
Tipo |
Obrigatório |
Seleção |
Selecione 'Forma de Pagamento'. |
Observações |
Opcional |
Texto |
Utilize o campo observações para incluir detalhes sobre o uso e classificação da forma de pagamento. |
PROCEDIMENTO EM VÍDEO
DÚVIDAS
Dúvida | Solução | Direito |
Todos os perfis de usuários podem configurar formas de pagamento? | Não. Apenas perfis Administradores são autorizados a cadastrar nativamente classes e categorias na plataforma. Solicite ao ADM que atribua os seguintes direitos especiais ao usuário. | 303 e 365 |
Não visualizo o Menu Configurações. | Perfil de usuário sem direito. Apenas perfis Administradores são autorizados a visualizar o menu Configurações na plataforma. Solicite ao ADM que atribua o direito especial ao usuário. | 383 |
Como cadastrar uma viagem para lançamento de despesas? | Siga para a próxima página. |
- |
Cadastro de Viagem para Lançamento de Despesas
Essa funcionalidade permite os gestores realizarem o cadastro de viagens para aplicação de lançamentos de despesas dos técnicos em atendimentos.
MÓDULO
CMMS | Gestão de Manutenção.
CAMINHO PADRÃO
INCLUIR VIAGEM
Para incluir uma nova viagem, siga os passos abaixo:
- Siga o caminho padrão;
- Clique no botão azul "ADICIONAR";
- Preencha as informações;
Consulte a tabela abaixo com a descrição dos campos essenciais:
Campo | Obrigatório | Tipo | Operação |
Nome |
Obrigatório |
Texto |
Preencha a descrição da viagem ou atendimento. Ex: Atendimento ao cliente 'X', Viagem para atendimento aos clientes 'X', 'Y' e 'Z'. |
Tipo |
Obrigatório |
Seleção |
Selecione a classificação baseado no tipo de viagem. Ex: Atendimento para atender especificamente uma SS, Viagem para atender múltiplos clientes ou SS's. |
Tipo de rateio |
Obrigatório |
Seleção |
Selecione o tipo de rateio para identificar a forma de rateio dos custos da viagem:
|
Mais informações |
Opcional |
Texto |
Campo dedicado para incluir detalhes sobre a viagem |
PROCEDIMENTO EM VÍDEO
DÚVIDAS
Dúvida | Solução | Direito |
Todos os perfis de usuários podem cadastrar viagens? | Não. O módulo de despesas em viagem é liberado pela equipe de suporte SISMETRO, para utilização, solicite que seja liberado e atribuído os seguintes direitos especiais ao usuário. | 502 e 503 |
Gostaria que outros usuários também pudessem cadastrar viagens | Utilize o usuário interno que foi inicialmente configurado e libere os seguintes direitos especiais ao usuário. | 502 e 503 |
Como realizar o lançamento de itens de despesas dentro da viagem? | Clique no botão abaixo para visualizar a página seguinte! |
- |
Lançamento de Itens de Despesas em Viagem na Aplicação WEB
Essa funcionalidade permite os técnicos realizarem o lançamento de itens de despesas para compor o custo relacionado as Solicitações de Serviço a partir de Aplicativo UPSIM ou da Aplicação WEB SISMETRO.
MÓDULO
CMMS | Gestão de Manutenção.
CAMINHO PADRÃO
LANÇAMENTO DE ITENS DE DESPESA NA APLICAÇÃO WEB
Para registrar lançamentos de itens de despesa siga os passos abaixo:
-
Siga o caminho padrão;
- Preencha os campos relacionados a despesa:
- Tipos de lançamentos: selecione o tipo de lançamento equivalente a despesa a ser registrada;
- Caso o tipo de lançamento seja do tipo 'Genérico', preencha o campo 'Qtde' e 'Valor comprovante' e 'Valor abatido';
- Caso o tipo de lançamento seja do tipo 'Hora' ou 'KM', preencha os campos equivalentes ao 'Início' e 'Fim'.
- Preencha o campo 'Forma de Pagamento';
- Preencha o campo 'Observação' com a descrição da despesa;
- Tipos de lançamentos: selecione o tipo de lançamento equivalente a despesa a ser registrada;
- Clique em 'OK'.
Exemplo de preenchimento
Caso necessário, consulte a tabela abaixo com a descrição dos campos essências:
Campo | Obrigatório | Tipo | Operação |
Tipos de lançamentos |
Obrigatório |
Seleção |
Classificação do tipo de lançamento de despesa, será apresentado para seleção as opções previamente cadastradas na configurações de Classes / Categorias. |
Qtde |
Obrigatório |
Numérico |
Campo dedicado para aplicação da quantidade de itens da NF. O valor do lançamento será multiplicado pela quantidade informada. |
Valor comprovante |
Obrigatório |
Numérico |
Campo dedicado para aplicar valor total da NF de compra da despesa |
Valor abatido |
Opcional |
Numérico |
Campo dedicado para aplicar descontos na despesa que não será contabilizado como custo da viagem |
Forma de pagamento |
Opcional |
Seleção |
Campo dedicado para especificação da forma de pagamento da despesa |
Observações |
Opcional |
Texto |
Campo dedicado para informação da descrição da despesa; |
PROCEDIMENTO EM VÍDEO
DÚVIDAS
Dúvida | Solução | Direito |
Todos os perfis de usuários podem efetuar lançamento de itens de despesa? | Não. Os lançamento de itens de despesa são restritos a usuários de perfil Administrador, Gerente ou Técnico. |
- |
Usuário não visualiza a opção de lançar itens de despesa dentro da viagem | Solicite ao ADM que atribua os seguintes direitos especiais ao usuário. | 504 |
Como realizar o lançamento de itens de despesas dentro da viagem via APP? | Clique no botão abaixo para visualizar a página seguinte! |
- |
Lançamento de Itens de Despesas em Viagem no Aplicativo UPSIM
Essa funcionalidade permite os técnicos realizarem o cadastro de viagem para lançamento de despesas diretamente pelo aplicativo a função do lançamento de itens de despesas é compor os custos relacionado a viagens e deslocamento para atender as Solicitações de Serviço.
MÓDULO
CMMS | Gestão de Manutenção.
CAMINHO PADRÃO
LOGIN E SINCRONIZAÇÃO DO APLICATIVO
- Realize o login no APP com usuário de perfil técnico;
- Garanta que o usuário tenha o direito liberado de 'aplicativo despesas' liberado em seu cadastro;
- Ao realizar o acesso, clique em 'Sincronizar' para atualizar os dados do aplicativo;
- Após sincronizar volte para tela de início.
CADASTRO DE VIAGEM NO APP
Para cadastrar uma nova viagem via aplicativo, siga os passos abaixo:
- Clique no botão "Viagem" na tela inicial;
- Clique no botão "+" para adicionar uma nova viagem;
- Preencha a descrição da viagem de forma objetiva;
- Selecione o tipo de viagem (ex: atendimento, viagem, prospecção);
- Preencha o campo observações com detalhes complementares (opcional)
- Clique em 'Salvar' no canto superior direito da tela.
LANÇAMENTO DE ITENS DE DESPESA NO APP
Para visualizar e adicionar despesas na viagem, siga os passos abaixo:
- Clique no botão 'Viagem';
- Selecione a viagem desejada;
- Na tela de despesas, poderá ser visualizado os itens já lançados.;
- Clique no botão "+" para adicionar um novo item de despesa;
- No campo 'Tipo de despesa' será exibido os tipos configurados na unidade;
- Selecione o tipo de despesa (alimentação, deslocamento, etc.);
- Preencha os campos quantidade, valor e descrição do item.
- Se necessário inclua foto do comprovante ou NF a partir do campo 'Foto'
TIPOS DE LANÇAMENTO DE DESPESAS
Será carregado diferentes campos para preenchimento de acordo com o 'Tipo de despesa' selecionado, cada tipo de despesa pode variar entre 4 configurações:
- Genérico: Lançamentos pontuais, apenas com 'Valor', 'Quantidade', e 'Descrição';
- Hora: Lançamentos de data e horário, apenas com 'Data início', 'Data fim' e 'Descrição';
- KM: Lançamento apenas do KM, Campo de 'KM Início', 'KM Fim' e 'Descrição;
- KM e Hora: Lançamentos de KM vinculado a Hora, Campo de 'KM Início', 'Data início', 'KM Fim', 'Data Fim' e 'Descrição.
FINALIZAÇÃO E SINCRONIZAÇÃO
Ao realizar os lançamentos na viagem o APP irá realizar o cálculo automático dos custos de despesa lançados, eles podem ser consultados a qualquer momento enquanto a viagem estiver aberta acessando o cadastro da viagem.
Para finalizar o processo de lançamentos, é necessário sincronizar os dados.
- Volte a tela de início;
- Clique em 'Sincronizar';
- Realize a 'Sincronia completa.
Após a sincronização bem-sucedida, a operação está finalizada.
PROCEDIMENTO EM VÍDEO
DÚVIDAS
Dúvida | Solução | Direito |
Todos os perfis de usuários podem efetuar lançamento de itens de despesa no APP? | Não. Os lançamento de itens de despesa no APP são restritos a usuários de perfil Técnico. Garanta também que o usuário técnico possua o direito especial 'APP DESPESAS' |
506 |
Como aplicar o rateio de custo de viagem a diferentes SS's? | Clique no botão abaixo para visualizar a página seguinte! |
- |
Aplicação de Rateio de Custos de Viagem
O objetivo deste procedimento é orientar o usuário sobre como aplicar o rateio de custos de viagem no sistema de gestão de viagens, seja por percentual manual definido pelo usuário ou proporcional às horas trabalhadas nas solicitações de serviço vinculadas à viagem.
MÓDULO
CMMS | Gestão de Manutenção.
CAMINHO PADRÃO
RATEIO DE CUSTOS DE VIAGEM
A aplicação de rateio de custos de viagem em Solicitações de Serviço é realizado a partir da tela de lançamentos de itens de despesa dentro do gestor de viagens.
Pode ser feito de duas formas, de acordo com o que foi configurado no cadastro da viagem:
-
-
Com base no percentual manual definido pelo usuário no momento da aplicação da SS.
-
Proporcional às horas trabalhadas de cada SS vinculada à viagem.
-
RATEIO PROPORCIONAL AS HORAS TRABALHADAS NA SS
Para cadastrar uma nova viagem siga os passos abaixo:
-
Siga o caminho padrão;
- Clique no botão azul 'SS';
- Será carregado a seção 'Tipo de rateio' de acordo com o tipo de rateio selecionado no cadastro da viagem;
- Selecione a(s) SS(s) que receberão o custo da viagem;
- Aplique o percentual de rateio;
- Clique em 'OK'.
RATEIO PERCENTUAL MANUAL POR SS
Para cadastrar uma nova viagem siga os passos abaixo:
-
Siga o caminho padrão;
- Clique no botão azul 'SS';
- Será carregado a seção 'Tipo de rateio' de acordo com o tipo de rateio selecionado no cadastro da viagem;
- Selecione a(s) SS(s) que receberão o custo da viagem;
- Aplique o percentual de rateio;
- Clique em 'OK'.
FINALIZAÇÃO DO RATEIO:
Após a aplicação do rateio nas SS's, o usuário pode finalizar os lançamentos seguindo os passos abaixo:
- Clique em "Concluir Lançamentos", e confirme a operação;
- Após Concluir os lançamentos, atualize a página e revise a viagem e os lançamentos;
- Se estiver tudo certo, clique em "Fechar Rateio" para efetivar a operação.
A partir desse momento os custos serão exibidos dentro do orçamento da SS na Aba 'Orçamento' dentro da origem 'Despesas', sendo totalizados ao custo geral da SS:
PROCEDIMENTO EM VÍDEO
DÚVIDAS
Dúvida | Solução | Direito |
Todos os perfis de usuários podem ratear despesas? | Não. A operação de rateio de despesas em viagem é liberado a partir de direitos especiais ao usuário. | |
Qual o direito especial que permite o usuário realizar o rateio? | Direitos 'GESTOR DE DESPESAS REVISAR / RATEAR' e 'GESTOR DE DESPESAS REVISAR / RATEAR DESPESAS DE OUTROS USUARIOS' | 505 e 509 |
É possível realizar o rateio de despesas para SS's que já foram encerradas? | Sim, para essa função é necessário que o usuário possua o direito 'GESTOR DE DESPESAS RATEAR EM SS ENCERRADA' | 555 |
Como visualizo relatório de lançamentos de itens de despesa dentro das viagens? | Clique no botão abaixo para visualizar a página seguinte! |
- |
Relatório de Despesas em Viagens
O objetivo deste procedimento é utilizar o relatório de viagens para avaliar lançamentos de despesas relacionadas a viagens realizadas pelos usuários. Emita relatórios de viagens utilizando filtragem dinâmica de período, tipo de viagem, usuário e tipos de lançamentos.
MÓDULO
CMMS | Gestão de Manutenção.
CAMINHO PADRÃO
ACESSANDO O RELATÓRIO
Para acessar o relatório, siga os passos abaixo:
FUNCIONALIDADES DO RELATÓRIO
As informações principais do relatório consistem em:
- Permite avaliar a relação de lançamento de itens de despesas em viagens dos usuários;
- Tela de listagem com opção de filtros por:
- Período (data de início e data fim);
- Despesa / Viagem específica;
- Usuário técnico que realizou a viagem;
- Tipo de lançamento;
- Tabela com identificação do item de lançado;
- Data do registro;
- Descrição da Despesa / Viagem;
- Usuário;
- Tipo do lançamento;
- Forma de pagamento;
- Visualização de fotos incluídas;
- Quantidades lançadas;
- Valor do lançamento e Valor total.
DETALHES ADICIONAIS E EXPORTAÇÃO
Além da tabela principal do relatório também é exibido 2 tabelas complementares com detalhes adicionais sobre as despesas, nesse complemento será exibido:
- Relação de quantidades de lançamentos por tipo;
- Formas de pagamento aplicadas.
- Valor total por forma de pagamento.
Para facilitar o envio e compartilhamento deste relatório, é possível realizar a exportação do relatório a partir dos passos abaixo:
-
Utilize os comandos do navegador (Ctrl + P);
-
Selecione a opção "Salvar como PDF".
PROCEDIMENTO EM VÍDEO
Ativação do Módulo | Despesas e Viagens
Módulos complementares devem ser adquiridos e previstos contratualmente, em caso de solicitação de ativação será consultado a proposta comercial vigente, caso o módulo não seja previsto será enviado uma proposta comercial para ativação e implantação do módulo para o cliente solicitante.
ATIVAÇÃO NA UNIDADE
A ativação de módulos e configurações da unidade é restrita ao time de Customer Success SISMETRO.
CAMINHO PADRÃO
Caminho para ativação do módulo:
- Viagens
Caminho para ativação de configuração adicional:
ADM – Unidades – Opções da Unidade – Configurações:
- Imprimir itens das despesas em viagem;
- Imprimir listagem de Despesas de Viagem (KM/H).
PERFIS AUTORIZADOS E DIREITOS ESPECIAIS
Direito |
Descrição |
ADM |
Gerente |
Técnico |
Solicitante |
---|---|---|---|---|---|
303 |
CLASSES/CATEGORIAS INCLUIR |
✅ |
✅ |
✅ |
✅ |
365 |
CLASSES/CATEGORIAS VISUALIZAR |
✅ |
✅ |
✅ |
✅ |
383 |
CONFIGURAÇÃO - TIPOS DE TECNOLOGIA DA UNIDADE VISUALIZAR |
✅ |
✅ |
✅ |
✅ |
502 |
GESTOR DE DESPESAS VISUALIZAR DESPESAS |
✅ |
✅ |
✅ |
✅ |
503 |
GESTOR DE DESPESAS INCLUIR DESPESA |
✅ |
✅ |
✅ |
✅ |
504 |
GESTOR DE DESPESAS LANÇAR ITENS |
✅ |
✅ |
✅ |
✅ |
505 |
GESTOR DE DESPESAS REVISAR / RATEAR |
✅ |
✅ |
✅ |
✅ |
506 |
APP DE DESPESAS |
✅ |
✅ |
✅ |
✅ |
509 |
GESTOR DE DESPESAS REVISAR / RATEAR DESPESAS DE OUTROS USUÁRIOS |
✅ |
✅ |
✅ |
✅ |
555 |
GESTOR DE DESPESAS RATEAR EM SS ENCERRADA |
✅ |
✅ |
✅ |
✅ |
PROCEDIMENTO EM VÍDEO